Dataplattform | 5 ting å tenke på før dataplattformen står klar

Mange selskaper implementerer i disse dager ny data- eller analyseplattform. Det tar mye tid og oppmerksomhet, spesielt fra dere som har lederansvar i tilknytning til data- og analysearbeidet. Men når man nærmer seg målstreken kan lettelsen fort erstattes av en annen uro. For hvordan får dere dette til å fungere i praksis?

Når vi endrer teknologi er det mye annet vi må endre også. Det burde ikke komme som en overraskelse, men det er likevel ikke uvanlig at vi kommer altfor sent i gang.

Her er noen ting dere bør ha tenkt på og agert på før dataplattformen står klar.

1. Før dere begynner har dere selvfølgelig en datastrategi

Jeg skriver selvfølgelig, men det er absolutt ikke en selvfølge. Dere er ikke alene dersom datastrategien deres føles litt vag, og det stopper ikke selskaper i å investere millioner i ny plattform. Men selv om dataplattformen er rett rundt hjørnet (eller allerede er på plass) er det likevel ikke for sent.

En datastrategi er deres ledestjerne til alt dere skal oppnå. Om dere tenker at retning kunne vært en god idé, eller om dere lurer på om strategien dere allerede har er god nok, kan denne artikkelen om hvorfor du trenger en datastrategi gi dere en ekstra dytt.

2. Dere må definere nye måter å jobbe på

Blir alt som før, bare bedre? Mest sannsynlig ikke. Dere må besvare spørsmål som “Hvordan skal vi bruke de nye verktøyene våre?”, og min personlige favoritt: “Hvordan skal vi ikke bruke dem?”.

Metodikk for utvikling og analyse, tilgangsstyring, kvalitetssikring, og alle de kjedelige tingene som står i sterk kontrast til det “agile” selskapet dere mener dere er, må på plass. Dersom vi skal dra nytte av investeringen vår fremover må den behandles riktig. Etter et krevende implementeringsprosjekt er det fristende å gå for umiddelbar kortsiktig vinning. Men - når datakvaliteten svikter, midlertidige løsninger blir til kapasitetskrevende feller og informasjonen havner i feil hender, er det dere som er ansvarlig for data som må svare for hvorfor det gikk som det gikk.

3. Dere må sette målbare krav til omstilling hos egne ansatte

Data og analyse er noe helt annet i dag enn det var for 5-6 år siden. Det innebærer at dere kanskje har en del ansatte som jobber med data på “gamlemåten”, og som har en kompetanse som ikke helt passer til dagens rollebeskrivelser, eller hva en ny plattform krever.

Det er vanlig at vi tar en prat om hva som skal til for å fylle den oppdaterte versjonen av den ansattes rolle, men vi glemmer ofte å sørge for at vi kan måle endringen vi skal oppnå. Generelle beskrivelser av behov for endring, gjør at noen ansatte som enten ikke kan - eller vil - endres, fortsetter å gjøre mye på gamlemåten. Dette gjør også at å oppnå resultater fra endringen tar tid, eller uteblir.

Ved å sette målbare krav til endring, har dere og den ansatte noe konkret å forholde dere til når dere skal snakke om hvordan omstillingen går. Et eksempel kan være å gjennomføre et kurs eller en sertifisering. Dersom det mangler fremgang, eller den ansatte ikke består sertifiseringen, er det enklere å ta en ny samtale om hvordan man skal få til endring. Uten målbare krav kan dette fort bli en ubehagelig situasjon hvor den ansatte føler den har endret seg, men dere likevel ikke er fornøyd med resultatene.

4. Dere må vite hva dere ikke kan, og tidsnok hente inn noen som kan det

Selv med gode omstillingsplaner og kompetanseutvikling er det kanskje områder dere ikke vil klare å rekke over, eller vil trenge mer dyptgående kompetanse på. Kompetansefeltene innen data er mange, og definisjonene på en dataanalytiker i dag strekker seg fra det ene ytterpunktet til det andre.

Det holder ikke å telle hvor mange ansatte dere har, dere må vite hva de kan - og ikke kan. Markedet for gode datafolk er brennhett. Det tar gjerne minst 6 måneder å få på plass nye folk, og enda lenger tid før de fungerer godt i rollene sine. Først vil det ta tid for rekrutteringsselskapet å forstå hva dere er ute etter. Deretter tar det det tid for dem å finne de riktige kandidatene. Det slutt tar det også tid å få dem ut av sin gamle arbeidsplass. Det baller på seg, og i mellomtiden går tålmodigheten til organisasjonen mot slutten.

For å unngå en situasjon hvor plattformen står klar, men ingen vet hvordan de bruker den, bør dere starte rekrutteringen nå.

5. Dere må være personlige i kommunikasjonen om endringsbehov

Når vi står i en endringsprosess påvirker det de rundt oss. Å tilpasse seg ny teknologi og nye arbeidsmetoder tar tid, og den tiden må vi innvilges fra de vi jobber sammen med. Ledergruppen sa kanskje i utgangspunktet bare ja til ny dataplattform, og her kommer du med masse andre behov?

Vi vet at det i endringsledelse er viktig å kommunisere hvorfor vi må endre oss. Likevel hender det at vi stopper litt for tidlig i rekken av konsekvenser når vi skal formidle dette videre. Kanskje fordi man tenker at dette er konklusjoner alle klarer å trekke selv, eller fordi man synes det blir utleverende av enkeltpersoner dersom man gir konkrete eksempler på ting som kan gå galt. Men når man holder det generelt blir det ofte slik at argumentene ikke lander helt hos de man må ha med seg på endringsreisen.

Dersom man for eksempel skal kommunisere behovet for å sette nye rutiner for datakvalitet, er det vanlig at vi forklarer dette med at det i verste fall kan føre til feil i analysene våre. Konsekvensen av analyser som blir feil tenker man gjerne at alle kan forestille seg, men det er enklere å vekke endringslysten dersom hver person forstår hvordan dette kommer til å påvirke dem, og det de personlig bryr seg om: “Dersom vi ikke har gode rutiner for datakvalitet risikerer vi at analysene våre kan inneholde feil, dette kan gjøre at vi tar feil beslutninger om hvilke tiltak som skal prioriteres, og kan gjøre at vi taper posisjon i markedet”.

Dersom dere klarer å male bildet helt ut, får dere sannsynligvis mer støtte for planene deres. Den støtten er gull verdt på veien til målet om en ny velfungerende dataplattform.

Nå som dataplattformen snart er klar er det tid for å tenke på hvilke andre områder som skal henge med på reisen, og hvilke utfordringer og muligheter dere har der. Snakk med folk om deres forventninger, forhåpninger og bekymringer for å få oversikt over hvor det kreves mest innsats.

Start arbeidet nå med å forberede alle på den nye hverdagen, så blir livet litt enklere senere.